La mayoría de los museos y archivos actuales cuentan con fondos patrimoniales de gran tamaño algunos de los cuales todavía están pendientes de terminar de ordenar, organizar, inventariar y digitalizar al 100%.
Una de las principales funciones de un museo o un archivo es tener los bienes patrimoniales que atesora en sus instalaciones ordenados y clasificados para poderlos consultar, investigar y conservar de la forma más eficaz posible y es por este motivo que es tan importante tener los fondos actualizados al día.
Trabajar en cualquier museo y archivo implica conocer la metodología a seguir a la hora de tratar con esas piezas, documentos,… que guarda. Por eso es muy importante saber cuál es la tarea a realizar en todo momento:
1. Investigación:
Sea para recopilar más información sobre un tema concreto o para preparar el contenido de una futura exposición, investigar implica saber exactamente qué es lo que se debe buscar, conocer cuáles son las herramientas que uno tiene en su mano para buscar datos nuevos y también cómo utilizarlos para identificar y filtrar cuáles de estos datos son relevantes, más o menos importantes y sus fuentes. Es necesario saber cómo moverse por una biblioteca, un archivo o bien encontrar aquellas bases de datos, webs o portales online de calidad para extraer el máximo de información que nos interese posible, tanto en cantidad como en calidad.
2. Documentación:
La documentación de cualquier tipo de objeto museístico es primordial para tener un buen control de todo su fondo. Cada una de las piezas que conforman el fondo de un museo y/o archivo debe estar correctamente identificada y localizable en todo momento. Un aspecto muy importante a la hora de documentar cualquier pieza es saber cuál es su origen y cómo ha llegado a formar parte del museo y/o archivo (si ya era propiedad del museo/archivo desde un principio, donación, compra , cesión,…).
3. Inventario:
Todo objeto arqueológico, obra de arte y/o pieza documental debe tener su correspondiente ficha de inventario en la que se informe sobre todos sus datos relevantes: Nombre, autor, año, cronología, material, origen, técnica, ubicación original, topográfico actual, estado de conservación, bibliografía relacionada, número de inventario,… Tener todos estos datos en una sola ficha para cada una de las piezas del fondo hace que sea mucho más rápido y eficaz trabajar en cualquier fondo museístico y/o archivístico
4. Digitalización:
Hasta hace pocos años las bases de datos de los museos y archivos eran físicas, pero con las nuevas tecnologías este escenario ha cambiado radicalmente y ha dado paso a las bases de datos digitales (a partir de herramientas como Excel, Access o MuseumPlus) algo que permite tener y utilizar una base de datos de espacio ilimitado y accesible desde cualquier lugar, no sólo únicamente desde las instalaciones del museo/archivo.
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